Незважаючи на те, що необхідність електронного документообігу очевидна багатьом і на те, що багато компаній активно впроваджують цей процес, в нашій країні поки неможливо на 100% відмовитися від документів на паперових носіях, так як багато з них зобов’язані бути роздруковані і підписані вручну.
А це означає, що в будь-якій компанії неодмінно повинен бути архів. Сьогодні ми розберемося, як створити архів на підприємстві і на що потрібно звернути увагу в цьому процесі. Пам’ятайте, що ви можете проводити дані роботи самостійно, а можете — найняти професіоналів, які допоможуть вам зробити це швидко і в суворій відповідності з буквою закону.
Етапи створення архіву
Як правило, архівація документів передбачає поетапне проходження наступних стадій:
- комплексний аналіз архівного фонду-тобто оцінка того, які документи вже є в компанії;
- експертиза наукової та практичної цінності документів-іншими словами, оцінка того, які документи підлягають обов’язковому зберіганню за законом, які-необхідні для поточної роботи компанії, а які-повинні бути списані і знищені;
- систематизація відповідно до заздалегідь визначеного плану;
- формування справ-часткове або повне;
- виділення справ, що підлягають знищенню і складання відповідних актів;
- формування каталогу;
- фізичне створення архіву-приміщення паперів в папки, короби, на стелажі в спеціально відведеному для цього приміщенні або відправлення на позаофісне зберігання;
- фізичне знищення списаних документів;
- при необхідності паралельно відбувається створення електронного архіву.
Де зберігати архів?
Одне з найважливіших питань, на яке повинен відповісти для себе кожен керівник компанії: «де буде розміщуватися архів?»
Є два варіанти:
- спеціально виділене приміщення в офісі-його потрібно особливим чином підготувати і оснастити, крім того, для цих цілей підійде не кожна кімната;
- професійне архівосховище, в якому створені ідеальні умови для зберігання паперів (як з точки зору їх безпеки, так і кліматичні.
Як поповнювати архів?
Дуже важливо не тільки створити архів, але і грамотно працювати з ним надалі. Для цього в компаніях, як правило, готується спеціальний документ-інструкція про те, хто і як повинен відповідати за поповнення архіву і яким чином проводяться ці роботи.
Також ви можете замовити навчальні семінари у професіоналів, вони допоможуть вашим співробітникам освоїти ази архівної справи, необхідні для того, щоб без праці виконувати ці роботи.
І, нарешті, третій — не найкращий, але все ж допустимий варіант — не робити нічого, а потім знову викликати професіоналів, щоб вони заново розібралися з утворилися паперовими завалами.
