Sebagian besar organisasi yang berupaya menerapkan prinsip-prinsip lean—baik melalui pelatihan Toyota Production System, webinar, atau bahkan pembelajaran bahasa—pada akhirnya akan kembali ke cara lama mereka. Antusiasme awal dan kemenangan cepat sering kali memudar, menyebabkan tenggat waktu terlewati, tim tidak terlibat, dan pada akhirnya, kegagalan transformasi. Ini bukan masalah ketidakmampuan; hal ini merupakan hasil yang dapat diprediksi karena mengabaikan hambatan-hambatan mendasar yang bersifat manusiawi dan sistemik terhadap perubahan yang langgeng.
Ilusi Kesuksesan Awal
Fase pertama dari setiap inisiatif lean tampaknya mudah. Orang-orang sangat ingin mencoba sesuatu yang baru, pemborosan terlihat jelas, dan perbaikan awal terjadi dengan cepat. Tim membuat rencana yang lebih baik, dan metriknya tampak selaras dengan sasaran. Hal ini menciptakan momentum yang salah, sehingga menutupi perubahan budaya dan perilaku yang diperlukan untuk keberlanjutan yang sesungguhnya.
Permasalahannya adalah kemenangan awal tidak mengatasi alasan utama terjadinya inefisiensi. Masyarakat mungkin berpartisipasi dalam sesi perencanaan, namun jika sistem yang mendasarinya tidak mendukung akuntabilitas, maka prosesnya akan menjadi performatif dan bukan transformatif.
Kemunduran yang Tak Terelakkan
Regresi biasanya dimulai secara halus. Rapat dimulai terlambat, partisipasi berkurang, dan sinisme mulai muncul. Metrik hanya menjadi laporan, tidak ada tindakan. Kemudian, tenggat waktu kecil terlampaui, diikuti kegagalan yang lebih besar. Realisasinya mencapai: ini tidak berhasil.
Alasannya seringkali bersifat sistemik. Tanpa dukungan kepemimpinan yang sejati, inisiatif ini akan kehilangan kekuatan. Jika manajemen tidak secara konsisten memperkuat prinsip lean, kebiasaan lama akan muncul kembali. Tekanan untuk mencapai tujuan jangka pendek mengesampingkan manfaat jangka panjang dari perbaikan berkelanjutan.
Akar Penyebab Kegagalan
Transformasi lean gagal bukan karena metodologinya yang cacat, namun karena penerapannya sering kali dangkal.
- Kurangnya Komitmen Kepemimpinan: Lean yang sebenarnya mengharuskan pemimpin untuk mencontohkan perilaku yang mereka harapkan dari orang lain. Jika mereka kembali ke kebiasaan lama di bawah tekanan, tim akan mengikuti jejaknya.
- Hambatan Sistemik: Jika proses, insentif, atau struktur organisasi tidak mendukung prinsip lean, upaya tersebut akan terhambat. Misalnya, jika tinjauan kinerja menghargai hasil individu dibandingkan kolaborasi tim, maka inisiatif lean akan mengalami kesulitan.
- Resistensi Manusia: Orang menolak perubahan, terutama ketika perubahan mengancam kenyamanan atau keamanan kerja mereka. Tanpa mengatasi ketakutan ini dan memberikan dukungan yang memadai, perlawanan akan menyabotase transformasi.
- Kesalahpahaman tentang Gemba: Gemba (tempat di mana nilai diciptakan) bukan sekadar lokasi fisik. Ini adalah pola pikir observasi terus-menerus, pemecahan masalah, dan rasa hormat terhadap orang-orang yang melakukan pekerjaan. Memperlakukannya sebagai item daftar periksa dan bukan sebagai prinsip inti membuat seluruh upaya menjadi tidak berarti.
Apa yang Harus Dilakukan Jika Gagal
Langkah pertama adalah mengakui kegagalan dengan jujur. Menyalahkan individu atau metodologi itu sendiri tidak akan menyelesaikan masalah. Sebaliknya, para pemimpin harus melakukan penilaian menyeluruh mengenai mengapa transformasi terhenti.
Berikutnya, mereka perlu mengatasi hambatan sistemik yang menghambat upaya tersebut. Hal ini mungkin melibatkan proses restrukturisasi, revisi insentif, atau pelatihan ulang karyawan. Yang terpenting, para pemimpin harus menunjukkan komitmen tulus terhadap prinsip-prinsip lean, bahkan ketika berada di bawah tekanan.
Terakhir, mereka perlu membangun kembali kepercayaan dengan tim. Ini berarti mendengarkan kekhawatiran mereka, melibatkan mereka dalam proses desain ulang, dan merayakan kemenangan kecil dalam prosesnya.
Lean bukanlah perbaikan yang dilakukan satu kali saja; ini adalah perjalanan yang berkesinambungan. Ketika transformasi gagal, kuncinya bukanlah mengabaikan upaya tersebut, melainkan belajar dari kesalahan dan memulai lagi, kali ini dengan pemahaman yang lebih mendalam tentang kekuatan manusia dan kekuatan sistem yang berperan.
Kegagalan transformasi lean bukanlah sebuah dakwaan terhadap metodologi itu sendiri, namun lebih merupakan pengingat bahwa perubahan yang bertahan lama membutuhkan lebih dari sekedar antusiasme dan pelatihan. Hal ini menuntut kepemimpinan yang tulus, keselarasan yang sistematis, dan komitmen yang tiada henti untuk melakukan perbaikan terus-menerus
